Tutorial Submit Jurnal OJS Panduan Lengkap untuk Mahasiswa, Dosen, dan Peneliti – Saat ini, sebagian besar jurnal ilmiah di Indonesia maupun luar negeri menggunakan Open Journal Systems (OJS) sebagai platform untuk mengelola proses publikasi. Melalui sistem ini, penulis dapat mengirim artikel, memantau proses review, hingga menerima keputusan editor secara online. Namun, bagi penulis yang baru pertama kali menggunakannya, proses submit jurnal OJS sering kali terasa membingungkan.
Kesalahan saat mengunggah naskah, mengisi metadata, atau melengkapi dokumen pendukung dapat memperlambat proses editorial, bahkan menyebabkan artikel dikembalikan oleh editor. Oleh karena itu, memahami tutorial submit jurnal OJS menjadi langkah penting agar proses publikasi berjalan lancar.
Pada artikel ini, Anda akan mempelajari tahapan submit jurnal melalui OJS secara lengkap beserta tips agar artikel memiliki peluang lebih besar untuk diproses oleh editor.
Apa Itu Open Journal Systems (OJS)?
Open Journal Systems atau OJS adalah sistem manajemen jurnal berbasis web yang digunakan oleh banyak penerbit untuk mengelola seluruh proses publikasi ilmiah. Melalui platform ini, penulis, editor, reviewer, dan pembaca dapat berinteraksi dalam satu sistem yang terintegrasi.
Beberapa fungsi utama OJS antara lain:
- Pengiriman artikel (submission).
- Proses editorial.
- Peer review.
- Revisi naskah.
- Publikasi artikel.
- Arsip jurnal secara digital.
Karena penggunaannya yang semakin luas, hampir semua peneliti perlu memahami cara menggunakan OJS dengan benar.
Persiapan Sebelum Submit Jurnal OJS
Sebelum masuk ke sistem OJS, pastikan seluruh dokumen telah dipersiapkan.
Beberapa dokumen yang biasanya diperlukan meliputi:
- Manuskrip artikel sesuai template jurnal.
- Abstrak dalam bahasa yang diminta.
- Kata kunci (keywords).
- Data penulis dan afiliasi.
- Daftar pustaka yang telah diperiksa.
- Cover letter (jika diminta).
- Surat pernyataan keaslian artikel.
- Dokumen pendukung lainnya sesuai kebijakan jurnal.
Selain itu, pastikan artikel telah melalui proses proofreading dan pengecekan similarity agar memenuhi standar publikasi.
Tutorial Submit Jurnal OJS Langkah demi Langkah
Berikut tahapan umum submit artikel melalui Open Journal Systems.
1. Membuat Akun Penulis
Langkah pertama adalah membuka website jurnal yang dituju kemudian membuat akun sebagai Author.
Saat registrasi biasanya Anda diminta mengisi:
- Nama lengkap.
- Email aktif.
- Institusi atau afiliasi.
- Negara asal.
- Username dan password.
Pastikan email yang digunakan aktif karena seluruh informasi dari editor akan dikirim melalui alamat tersebut.
2. Login ke Sistem OJS
Setelah akun berhasil dibuat, login menggunakan username dan password yang telah didaftarkan.
Pada dashboard penulis, pilih menu New Submission atau Make a New Submission untuk memulai proses pengiriman artikel.
3. Membaca Persyaratan Submit
Sebelum melanjutkan, sistem biasanya akan menampilkan beberapa persyaratan yang harus disetujui.
Contohnya:
- Artikel belum pernah dipublikasikan.
- Artikel tidak sedang dikirim ke jurnal lain.
- Naskah mengikuti template jurnal.
- Referensi telah disusun sesuai pedoman.
- Penulis menyetujui kebijakan publikasi jurnal.
Centang seluruh pernyataan yang sesuai sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
4. Upload File Artikel
Selanjutnya, unggah manuskrip utama sesuai format yang diminta.
Pastikan file:
- Menggunakan format DOC atau DOCX (sesuai ketentuan jurnal).
- Tidak melebihi ukuran maksimum.
- Sudah sesuai template.
- Tidak terdapat identitas penulis jika jurnal menggunakan sistem blind review.
Periksa kembali file sebelum diunggah.
5. Mengisi Metadata Artikel
Tahap ini merupakan salah satu bagian terpenting.
Biasanya Anda diminta mengisi:
- Judul artikel.
- Abstrak.
- Kata kunci.
- Nama seluruh penulis.
- Afiliasi.
- Email korespondensi.
- Referensi (pada beberapa jurnal).
Isi metadata dengan teliti karena informasi tersebut akan digunakan editor dalam proses identifikasi artikel.
6. Upload Dokumen Tambahan
Beberapa jurnal meminta dokumen tambahan seperti:
- Cover letter.
- Surat orisinalitas.
- Data penelitian.
- Ethical clearance.
- Conflict of interest statement.
Jika jurnal tidak meminta dokumen tambahan, tahap ini dapat dilewati.
7. Final Submission
Sebelum menekan tombol Finish Submission, lakukan pengecekan ulang terhadap:
- File artikel.
- Metadata.
- Dokumen pendukung.
- Nama penulis.
- Email korespondensi.
Apabila semua sudah benar, klik tombol submit.
Setelah berhasil, Anda akan menerima notifikasi bahwa artikel telah masuk ke sistem jurnal.
Cara Memantau Status Artikel di OJS
Setelah submit, Anda dapat memantau perkembangan artikel melalui dashboard akun OJS.
Beberapa status yang umum muncul antara lain:
- Submission Received.
- Editorial Review.
- Under Review.
- Revision Required.
- Copyediting.
- Production.
- Published.
Status tersebut menunjukkan posisi artikel dalam proses editorial sehingga penulis dapat mengetahui perkembangan publikasinya.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Submit Jurnal OJS
Beberapa kesalahan yang masih sering dilakukan penulis meliputi:
- Salah mengunggah file manuskrip.
- Metadata artikel tidak lengkap.
- Tidak mengikuti template jurnal.
- Salah memasukkan nama penulis.
- Tidak mengunggah dokumen pendukung.
- Menggunakan email yang sudah tidak aktif.
- Tidak membaca author guidelines.
Kesalahan-kesalahan tersebut sebenarnya dapat dihindari apabila penulis melakukan pengecekan secara menyeluruh sebelum submit.
Tips Agar Proses Submit Jurnal OJS Lebih Lancar
Agar proses pengiriman artikel berjalan tanpa kendala, berikut beberapa tips yang dapat diterapkan:
- Pilih jurnal yang sesuai dengan bidang penelitian.
- Gunakan template resmi jurnal.
- Lakukan proofreading sebelum submit.
- Periksa kembali referensi dan sitasi.
- Pastikan similarity artikel sesuai ketentuan jurnal.
- Lengkapi seluruh metadata dengan benar.
- Simpan bukti submit dan nomor manuskrip untuk memudahkan pelacakan.
Dengan persiapan yang baik, peluang artikel diproses editor akan semakin besar.
Ganesha Journal Siap Mendampingi Proses Submit Jurnal Anda
Jika Anda masih merasa kesulitan mengikuti tutorial submit jurnal OJS atau ingin memastikan proses publikasi berjalan lebih efektif, Ganesha Journal siap menjadi mitra pendamping akademik yang terpercaya.
Ganesha Journal menyediakan layanan konsultasi publikasi jurnal nasional maupun internasional, editing artikel ilmiah, proofreading bahasa Inggris, pengecekan Turnitin, penyesuaian template, pengisian metadata, hingga pendampingan submit melalui sistem OJS dan revisi reviewer.
Dengan tim yang berpengalaman, Ganesha Journal membantu mahasiswa, dosen, dan peneliti meningkatkan kualitas artikel sekaligus memperbesar peluang publikasi di jurnal bereputasi. Hubungi Kami +62 881-7117-771.